Diseño en Europa: fases y principios básicos
Gestión del ciclo del proyecto
No existe un método de planificación único, y para el diseño y la redacción del proyecto es necesario remitirse a lo que se indica en la convocatoria específica y utilizar los formularios adecuados.
Sin embargo, en 1993 la Unión Europea aprobó el Manual de Gestión del Ciclo del Proyecto (PCM), un instrumento creado para evaluar la cooperación internacional y los proyectos de desarrollo local, cuya aplicación está ahora muy extendida en todas las esferas de intervención de los proyectos.
A través de esta herramienta es posible gestionar el proyecto en marcha, teniendo siempre una imagen completa de todas sus partes.
El PCM es un modelo que sintetiza el desarrollo de un proyecto a través de un enfoque cíclico. La forma en que se diseña y ejecuta el proyecto sigue una secuencia que comienza con un consenso sobre una estrategia determinada y se desarrolla en una idea de una acción concreta y específica que se formula, ejecuta y evalúa con la intención de mejorar la estrategia inicial y las acciones posteriores.
Hay seis fases del proyecto identificadas por el PCM
Programación
involucra principalmente a la Comisión Europea y refleja las decisiones tomadas a nivel comunitario en la elaboración de un programa de acción directa. El resultado final de esta fase es la convocatoria de propuestas.
Identificación
La parte proponente, sobre la base de las indicaciones recibidas de la Comisión, desarrolla una idea de proyecto, verificando su congruencia con el contenido de la convocatoria de propuestas.
Evaluación
Se examina la idea del proyecto, teniendo en cuenta los documentos facilitados por la Comisión y examinando el punto de vista de los principales interesados, que pueden participar activamente en esta fase. Los problemas y la viabilidad del proyecto se evalúan en detalle, con la ayuda de documentos especiales: hojas sobre los indicadores previstos, evaluación de los efectos del proyecto y los recursos necesarios. Esta evaluación debe llevar a la decisión de proponer o no la idea del proyecto.
Financiación
En la evaluación de la idea del proyecto, los aspectos económicos son de particular importancia. Hay que tener en cuenta que la eventual aprobación de la Comisión garantizará sólo una cofinanciación de los gastos elegibles, mientras que la parte restante tendrá que ser financiada directamente por los socios.
Implementación
Los recursos que se ponen a disposición del proyecto se utilizan para la ejecución de las medidas previstas. Si se producen cambios significativos durante la aplicación, es posible desviarse del plan inicial, previo acuerdo con la Comisión. Al final de estas acciones es posible verificar la oportunidad o no de continuar el proyecto.
Evaluación
es la última fase del proyecto. Prevé una evaluación de los resultados obtenidos y puede llevarse a cabo durante el proyecto, al final o a posteriori. El objetivo es evaluar el impacto real del proyecto (resultados) y, desde el punto de vista de la naturaleza cíclica del PCM, debería ser útil para estimular la nueva programación.
El método PCM identifica entonces algunos principios clave:
- utilización del Enfoque del Marco Lógico para analizar los problemas e identificar las soluciones adecuadas
- la realización de documentos clave en cada fase del proyecto para asegurar que las decisiones se elaboren a partir de un nivel de conocimiento común
- participación de los principales interesados en las diversas fases del proyecto
- una clara identificación de los beneficios que resultarán para los beneficiarios identificados
- identificación inicial de los resultados cualitativos que se persiguen
El GCP combina estos principios, que garantizan una buena gestión de los proyectos, con herramientas y técnicas analíticas y los aplica mediante un proceso de toma de decisiones cíclico que asegura los proyectos
- el cumplimiento y la contribución al desarrollo ulterior de los principios de la comunidad, como el respeto de los derechos humanos, la reducción de la pobreza, la igualdad de oportunidades y el respeto del medio ambiente
- el cumplimiento de la estrategia acordada en la fase de concepción y la pertinencia de las acciones para los problemas identificados para el público objetivo
- viabilidad, tanto operacional como económica.
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Principios clave para un buen diseño
El PCM, si se aplica correctamente, garantiza una excelente planificación y su aplicación ha superado las fronteras de la UE. Independientemente de su uso, durante la fase de diseño es necesario centrarse en algunos aspectos cruciales, que son indispensables para lograr una buena propuesta de proyecto.
Preparación del proyecto
Durante la fase de preparación del proyecto se debe prestar especial atención a
la solidez del proyecto
Una buena idea de proyecto debe ir acompañada de un análisis cuidadoso de las aptitudes, actividades y estrategias del proponente: esto permitirá evaluar cuidadosamente cómo encajará el proyecto en las actividades habituales, el grado de innovación con respecto a ellas y su valor con respecto a las estrategias perseguidas. Esto asegurará que el proyecto esté correctamente orientado al interés real y al potencial del solicitante.
valor añadido
La idea del proyecto y sus objetivos deben examinarse teniendo en cuenta el contexto comunitario y no sólo el contexto local o nacional de los socios que participan en el proyecto. La evaluación de la Comisión Europea también tendrá lugar sobre el valor que el proyecto podrá expresar en términos de creación de lo "nuevo", innovación de lo existente, sinergia de las excelencias, integración de experiencias, contribución a la competitividad europea, contribución al atractivo europeo.
innovación
la contribución innovadora del proyecto se evaluará a nivel europeo. Por consiguiente, en la evaluación que está en la base del diseño del proyecto, es necesario ir más allá de las fronteras nacionales y llevar a cabo investigaciones a nivel comunitario.
Concreción
La propuesta debe caracterizarse por su evaluabilidad y sostenibilidad económica, que debe ser garantizada por los socios del proyecto y debe asegurar la continuación del proyecto incluso después de la finalización de la contribución comunitaria. Será necesario incluir en la redacción de la idea del proyecto una serie de elementos concretos que permitan a la Comisión evaluar la eficacia de las acciones llevadas a cabo en el curso del proyecto
coherencia
Además de la sostenibilidad, el proyecto también debe ser económicamente coherente. La cofinanciación debe ponderarse en función de las acciones que se lleven a cabo, la contribución de cada socio debe ser proporcional a su peso real en el proyecto y en ningún caso debe haber una desproporción demasiado grande entre la contribución de cada socio
creación de una asociación apropiada
Al establecer la asociación, se debe prestar especial atención a la elección de los diferentes miembros. Algunas indicaciones al respecto se dan directamente en la convocatoria, donde en la mayoría de los casos se especifica lo siguiente: los candidatos elegibles, su número mínimo y la representatividad mínima que debe garantizarse para las distintas nacionalidades. Además de estas limitaciones, debe prestarse especial atención al peso de los socios implicados, a la elección del socio principal y a la coherencia entre la actividad que se realiza normalmente y los objetivos del proyecto. La Comisión también acoge con especial satisfacción la inclusión de asociados de países que se han adherido recientemente a la Unión Europea.
presentación correcta del proyecto
Leyendo atentamente la convocatoria de propuestas y todos los documentos de proyecto disponibles (por ejemplo, el Reglamento por el que se establece el programa, el programa de trabajo y la guía del proponente) es posible comprender exactamente lo que la Comisión espera y verificar el correcto posicionamiento de su proyecto en el programa y en la convocatoria. Las redes de información de la Comunidad y los sitios web de la Comisión constituyen un instrumento útil para ello.
examen de los proyectos ya realizados
La Comisión no financia proyectos que ya se han llevado a cabo. Por consiguiente, es muy aconsejable, antes de elaborar un proyecto, comprobar cuidadosamente que la misma idea del proyecto no ha sido ya aplicada por otros solicitantes. La Comisión publica las ideas de proyectos financiados en los sitios de Internet de los programas.
Escribir el proyecto
- El formulario de solicitud es el documento oficial para redactar el proyecto, y la Comisión rechazará las propuestas que no se presenten utilizando este formulario.
- Hoy en día casi todos los proyectos se presentan a través de portales de solicitud en línea.
Algunos consejos prácticos
Debe prestarse especial atención a la redacción del resumen del proyecto, que suele ser la primera parte de la propuesta de proyecto que se evalúa. Por lo tanto, debería contener en unas pocas líneas las líneas esenciales del proyecto: objetivos, coherencia con el programa de referencia, objetivos y acciones.
es útil incluir en el formulario de solicitud un documento que presente de manera esquemática e intuitiva las acciones individuales del proyecto (paquete de trabajo) y su calendario de ejecución (GANTT)
Entre los documentos puestos a disposición por la Comisión, suele haber una lista de control que le permite asegurarse de que ha adjuntado a su solicitud todos los documentos necesarios para que su solicitud no sea rechazada por la Comisión.
Se recomienda encarecidamente, incluso cuando no lo exija formalmente el programa, rellenar el formulario en inglés.
Una vez identificada la convocatoria a la que se pretende responder, es necesario centrarse en algunos aspectos útiles para la redacción de la idea de proyecto.
Es necesario analizar toda la documentación disponible para identificar los temas prioritarios del programa, las líneas específicas de la convocatoria en las que insertar el propio proyecto, identificar los candidatos y los costes elegibles y los métodos de presentación de la propuesta.
El presupuesto
Una buena propuesta debe ir acompañada de la elaboración de un presupuesto que sea coherente con las acciones y objetivos que se persiguen.
Por lo tanto, es necesario identificar con precisión las acciones que serán llevadas a cabo por cada uno de los socios, estimar el tiempo necesario para completarlas y multiplicarlo por el costo horario de los recursos humanos empleados.
A esto habrá que añadir los otros costos directos e indirectos.
A veces la forma de calcular estos costos se indica directamente en el manual de información.
Nuevas reglas financieras
Tras la aprobación del Marco Financiero 2014-2020, la Comisión Europea ha introducido numerosas medidas de simplificación en relación con la estructura, el acceso y la gestión de la financiación europea:
El número de programas se ha reducido considerablemente, gracias a la creación de nuevos instrumentos integrados.
Los programas se han estructurado de manera que estén claramente orientados a los resultados, mediante la introducción de un número limitado de objetivos y prioridades estrechamente vinculados a la estrategia Europa 2020.
se ha reforzado el rendimiento y la mensurabilidad: los objetivos deben ser S.M.A.R.T. (Specific, Measureable, Achievable, Relevant and Timed) e ir acompañados de indicadores de resultados
Se han introducido simplificaciones también desde el punto de vista financiero: En el proyecto H2020 se ha introducido un modelo de financiación única que prevé una tasa de reembolso única para todos los participantes en un proyecto (excepto para las entidades sin fines de lucro), de conformidad con el principio de "una tasa de financiación única para cada proyecto", y se ha introducido una tasa uniforme para el cálculo de los gastos indirectos; en todos los programas se han reducido los costos relacionados con los servicios de auditoría (reduciendo su obligatoriedad sobre la base del principio de proporcionalidad); se ha reducido el tiempo necesario para mantener la documentación del proyecto (en general, de 10 a 5-3 años) y el IVA se contabiliza ahora sólo si no es recuperable; el tiempo necesario para pagar las contribuciones a los beneficiarios desde el momento de la solicitud de pago es ahora de 90 días.
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Cómo estructurar el proyecto
Como ya se ha mencionado, el proyecto debe ser presentado a la Comisión Europea de acuerdo con las instrucciones de la convocatoria de propuestas.
En la mayoría de los programas, la presentación en línea es ahora posible a través de un portal dedicado.
El proyecto debe subdividirse en diferentes paquetes de trabajo (acciones), para cada uno de los cuales será necesario indicar los socios implicados, el plazo de apertura y cierre del proyecto y el compromiso del personal previsto.
Se debería destacar la calidad del consorcio, los objetivos generales y específicos del proyecto, que deberían verificarse mediante indicadores de resultados reales y cuantificables, y la calidad del plan de difusión.
La Comisión Europea concede cada vez más importancia a las actividades de comunicación y difusión previstas en los paquetes de trabajo, por lo que es aconsejable prestar atención también a estos aspectos.
Gestión de proyectos
Reportaje
Durante el transcurso del proyecto, los socios individuales deben proporcionar al director del proyecto informes sobre las acciones realizadas y los gastos elegibles incurridos.
El asociado principal, una vez combinados los diversos informes, los transmitirá a la autoridad encargada de la gestión del programa específico, que a su vez evaluará el progreso del proyecto y el monto de los gastos realizados por los asociados. En caso de desviación excesiva de lo previsto en la fase de presentación del proyecto, esta autoridad podrá pedir explicaciones, solicitar ajustes y, en casos más graves, poner fin a la cofinanciación.
Visibilidad del proyecto
Este elemento es considerado de gran importancia por la Comisión Europea.
Por lo tanto, es necesario prever y destacar los instrumentos útiles para la difusión de los resultados obtenidos ya en la fase de diseño del proyecto.
Los logotipos del programa y de la Comisión Europea deben utilizarse en todo el material producido con este fin.
Controles
Incluso después del cierre del proyecto, es necesario conservar toda la documentación relacionada con la presentación de informes.
De hecho, la Comisión prevé auditorías periódicas por muestreo, destinadas a evaluar la corrección y la correspondencia de la documentación proporcionada durante la presentación de informes.
CONSEJOS PRÁCTICOS
En la estimación de los costos y recursos es necesario prestar especial atención a los gastos derivados de la preparación del proyecto y, en caso de que se apruebe el mismo, de las fases posteriores de presentación de informes y posible auditoría.
Es necesario evaluar cuidadosamente la elección de proponer un nuevo proyecto o unirse a proyectos ya concebidos por otros solicitantes. Si usted es el proponente, la creación de la sociedad puede ser una carga particularmente pesada.
En particular, es aconsejable - en el caso de que participe en un proyecto europeo por primera vez - proponerse como socio y no como socio principal.
A partir de la información proporcionada en la convocatoria (presupuesto y número de proyectos que se espera aprobar) a menudo es posible obtener una indicación de las posibilidades estadísticas de que el proyecto sea aceptado.
Es importante ofrecer a la Comisión garantías de una gestión profesional del proyecto y un enfoque financiero transparente.
Esto se logra mediante una clara definición de la función del coordinador y la de cada uno de los asociados.
En la convocatoria se indica el plazo de presentación de la solicitud de cofinanciación.
Quisiéramos recordarles que la concepción del proyecto, la creación de la asociación, la redacción de la idea del proyecto y la recopilación de toda la documentación necesaria requieren un compromiso considerable en términos de tiempo y recursos.
Por lo tanto, es aconsejable trabajar con mucha antelación.
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