ELEMENTOS CLAVE PARA BUENA PLANIFICACIÓN EN LAS EMPRESAS

ELEMENTOS CLAVE PARA BUENA PLANIFICACIÓN EN LAS EMPRESAS 

El riesgo del círculo vicioso de la incertidumbre

1. Antecedentes

Hoy en día, la competencia entre las empresas ya no consiste únicamente en bajar los precios de los productos, sino también y sobre todo en la calidad del servicio ofrecido a sus clientes.

Ofrecer un servicio excelente al cliente significa proporcionarle el producto que necesita, en poco tiempo y con un nivel de calidad aceptable.

Si estas tres características están presentes, el precio se convierte en un elemento secundario.

Para mejorar el nivel de servicio, hay que tomar medidas para optimizar ciertos procesos, actuando sobre:

• Reducción del tiempo, en términos de Lead time, que incluye el concepto de plazos de entrega.
• Reducción de los plazos de entrega que incluye el concepto de plazos de entrega y tiempos de aprovisionamiento, que deben ser eliminados o al menos minimizados.
• Aumento del rendimiento de la empresa, mediante la optimización continua de los procesos.

Para lograr estos objetivos, es imprescindible intervenir en la base, iniciando un proceso de mejora de la planificación de la producción, que también implica masivamente a las compras y a todos los procesos.

En algunos casos, la mejora de la planificación no sólo significa intervenir en los procesos internos de la empresa, sino también implicar a algunos de los procesos que afectan a estas funciones.

En algunos casos, la mejora de la planificación no sólo implica trabajar en los procesos internos, sino también implicar a los agentes externos, como los subcontratistas y los proveedores estratégicos.

2. Qué se entiende por planificación

La planificación es un proceso complejo que implica a gran parte de la empresa (funciones y recursos) y a agentes externos, razonando sobre las previsiones a largo plazo.

La planificación y el control del proceso de producción proporcionan información para una gestión eficaz:

• El flujo de materiales;
• Recursos humanos;
• Plantas;
• Equipo;
• La coordinación entre las actividades internas y las de los proveedores;
• Comunicación y negociación con los clientes.

La planificación se basa en los recursos fijos y variables definidos por la dirección (por ejemplo, la planta, equipos, almacenes, mano de obra, etc.) sino también en estimaciones de la demanda futura que se supone conocida y válida.

Por tanto, esta estimación entra en la fase de planificación y en los modelos como dato de entrada. Su determinación, un problema fundamental en la empresa (la llamada "previsión"), puede llevarse a cabo con el apoyo de diversos métodos y técnicas de Investigación Operativa.

¿Cómo abordar concretamente la cuestión de la planificación en la empresa?

Según el método MPC (Manufacturing Planning and Control), la planificación se divide en 3 fases:

Primera parte: se trata de la elaboración de un Plan a medio-largo plazo que permita gestionar

Frente: se trata de la elaboración de un Plan a medio-largo plazo que permita gestionar con discreta antelación la posible necesidad de adaptar la propia disponibilidad capacitiva. Es parte del proceso con mayor valor añadido y, por tanto, la que merece más atención por parte del atención de la dirección de la empresa.

Motor: es el proceso de cálculo de las necesidades, que determina qué, cuánto y cuándo comprar o producir según las listas de materiales e inventarios. Es la parte de la proceso que realiza los cálculos y, por tanto, debe confiarse a sistemas informáticos que faciliten  la tramitación y permitir trabajar por excepciones.

Back end: es el proceso de control a través del cual se verifica si lo que se ha programado en términos de de la oferta y la producción. También esta parte del proceso debe delegarse en sistemas de información capaces de controlar y verificar el buen curso de la progreso de la producción y los suministros.

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3. Los errores más comunes

A pesar de que este método de análisis parece sencillo y de comprensión inmediata, las dificultades en la realidad de la empresa son muchos.

Las anomalías encontradas en la aplicación de este método son dispares, pero pueden resumirse como sigue:

• Falta de objetividad que lleva a tomar decisiones estratégicas basadas en la experiencia y los sentimientos, más que en los datos objetivos.
• Cálculos confiados a los sistemas ERP, pero luego interpretados manualmente por personal cualificado, que actúa sobre el resultado del cálculo y no sobre los parámetros de entrada.
• Control manual de la producción y los proveedores: las pequeñas y medianas empresas gestionan el control directamente y, por lo tanto, prefieren herramientas como el "Pliego" y el "jefe de departamento" en lugar de las herramientas de la cadena de suministro y del sistema de ejecución de la fabricación.
• Sistema, con un considerable despilfarro de recursos en actividades de escaso valor añadido.

Estos errores, si se repiten en el tiempo, generan confusión y un progresivo alejamiento de la planificación de los datos reales de producción y compra.

La planificación entra en un "círculo vicioso", en el que los inputs incorrectos (fechas de entrega o datos de producción) generan previsiones incorrectas que a su vez, conducen a una planificación inexacta. 

4. En qué centrarse: los 3 elementos clave

Hay 3 elementos principales a los que hay que prestar atención para evitar el riesgo de entrar en el círculo vicioso "datos erróneos - previsión errónea - replanificación inexacta".

4.1. Fechas

Para reducir el exceso de existencias de material, pero también los "tiempos de amortiguación" que se añaden por costumbre o para reducir los riesgos debidos a hábito o para disminuir los riesgos debidos a la incertidumbre de la información (los bienes que necesito para el 20 del mes, pero lo hago llegar 10 días antes porque no estoy seguro de la información) es necesario integrar al máximo los procesos de planificación para actuar sobre un elemento clave: la fecha. 

De hecho, a menudo se gestionan mal las fechas de los elementos clave del proceso de planificación (pedidos de clientes, órdenes de compra y producción) están mal gestionados o son inciertos; esto es evidente si pensamos, por ejemplo, en el número de pedidos.

Esto es evidente si pensamos, por ejemplo, en el número de pedidos con fecha ya caducada que suele haber en un sistema ERP.

Esto es un síntoma de una gestión fuertemente manual y, en consecuencia, de un uso excesivo del recurso "tiempo" en la fase de motor del proceso de CPM, por tanto en actividades de escaso valor añadido.

El uso de fechas precisas y verificadas como entrada de su sistema de planificación se convierte, por tanto, en una condición sine qua non para que las previsiones a medio y largo plazo sean lo suficientemente precisas y, por tanto, útiles para planificar la producción y todas las actividades relacionadas con ella.

4.2. Objetividad

Un buen planificador, por tanto un profesional experto, con un conocimiento avanzado de los métodos de planificación más eficaces y de los modelos de planificación más eficaces y con una marcada sensibilidad hacia esta función puede seguramente

No cabe duda de que aporta un considerable valor añadido a la planificación empresarial, pero sólo si sus decisiones de planificación están respaldadas por una gran sensibilidad hacia esta función.

Las decisiones de planificación se apoyan en una cantidad adecuada de datos objetivos y precisos.

Disponer de una base de datos sólida y fiable significa permitir que la planificación de la producción para tomar decisiones estratégicas y empresariales más informadas y minimizar el margen de error.

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4.3. Controlar

Para que un proceso de Planificación Integrada dé los resultados esperados es necesario que se apoye adecuadamente en un sistema de Control que sea sencillo, no invasivo y diversificado según el eslabón de la cadena a vigilar.

El control dentro de la empresa debe realizarse con sistemas de supervisión a través de los cuales las personas o las máquinas proporcionan información sobre la situación.

El control externo es tal vez más importante y, al tratarse de sujetos externos a la propia empresa, requiere un método y unas herramientas para ser utilizado.

Requiere un método y unas herramientas fáciles de abordar y poco exigentes, tanto en términos tecnológicos como económicos.

De este modo, la empresa cliente obtiene la información necesaria para planificar sus líneas y gestionar sus existencias, mientras que la empresa proveedora no tiene que cargar con una actividad adicional para cumplir con el cliente

5. Conclusiones

En conclusión, está claro que saber planificar con precisión es esencial para la eficacia interna y para ofrecer un servicio de calidad a los clientes.

• Para ello, es necesario centrarse en: las fechas firmes, la objetividad de la información y el control del rendimiento.
• Hay dos recursos cruciales en este proceso optimizado: las personas y las herramientas de apoyo.

De hecho, incluso si una empresa tiene un planificador excelente y capaz con habilidades y experiencia para "vender", nunca podrá conseguir resultados significativos si no dispone de una base de datos objetiva y cuantitativamente relevante.

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